डिजिटल युग में अपने संचार कौशल को कैसे बढ़ावा दें

डिजिटल युग ने निश्चित रूप से पेशेवर संदर्भों में मूल्य प्रस्तावों के रूप में हमारी समझ को बदल दिया है। परंपरागत रूप से, एक सहायक कार्यस्थल को उसकी कार्यालय सुविधाओं से परिभाषित किया जाएगा, जैसे आरामदायक विश्राम कक्ष या सही तकनीकी निवेश। हालाँकि, दूरस्थ और हाइब्रिड कार्य मॉडल के उदय के साथ, एक सहायक प्रबंधक या कार्यस्थल संस्कृति का गठन क्या होता है, इसकी अधिक बारीकियाँ विकसित हुई हैं। और प्रौद्योगिकी द्वारा हमारी दैनिक संगठनात्मक प्रक्रियाओं के लिए बुनियादी ढांचे का निर्माण करने के साथ, मजबूत संचार का मूल्य स्वाभाविक रूप से आसमान छू गया है।

आज, महान संचारक सोने में अपने वजन के लायक हैं, क्योंकि डिजिटल प्रौद्योगिकियों के साथ भी स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से बोलने की क्षमता टीमों को आउटपुट की गुणवत्ता पर समझौता किए बिना सुव्यवस्थित ब्रीफिंग और कॉम को बनाए रखने की अनुमति देती है। इसलिए यदि आप अपने संचार कौशल को निखारना चाहते हैं और यह सुनिश्चित करना चाहते हैं कि आप डिजिटल युग में किसी भी संगठन के लिए एक संपत्ति हैं, तो इन शीर्ष युक्तियों पर ध्यान देना सुनिश्चित करें।

सुनिश्चित करें कि आपके संचार सुलभ हैं

सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण, यह सुनिश्चित करना कि आपकी संचार शैली सार्वभौमिक रूप से सुलभ है, आपके संगठन के डिजिटल क्षेत्रों में एक प्रभावी प्रमुख बनने के लिए मूलभूत है। इसका मतलब है कि अपने सभी ईमेल के साथ सादे या औपचारिक अंग्रेजी का उपयोग करने की आदत डालना और अपनी संचार शैली को इस तरह से संरचित करना कि आपके सभी मुख्य बिंदु स्पष्ट रूप से सुपाठ्य हों और आपके पाठक उन्हें समझ सकें।

लेकिन यह सुनिश्चित करने के लिए एक और तत्व है कि आपके कॉम पहुंच योग्य हैं – संरचनाओं, प्रारूपों और फ़ाइल प्रकारों का उपयोग करना जिन्हें सभी उपकरणों पर पढ़ा जा सकता है। इसका अर्थ है मोबाइल मित्रता के लिए ईमेल को सरल फ़ॉर्मेट में रखना, और शायद इसका उपयोग भी करना ऑनलाइन पीडीएफ संपादक यह सुनिश्चित करने के लिए कि भेजने से पहले आपके सभी ईमेल अनुलग्नक सार्वभौमिक .pdf फ़ाइल स्वरूप में हैं।

एक भरोसेमंद, आत्मविश्वासपूर्ण डिजिटल उपस्थिति का प्रोजेक्ट करें

व्यक्तिगत और डिजिटल संचार के बीच अंतर यह है कि व्यक्तिगत रूप से, लोग आपकी शारीरिक भाषा और चेहरे के भाव देख सकते हैं, जो गैर-मौखिक संचार का एक बड़ा हिस्सा है। दूसरी ओर, एक वीडियो कॉल, बैठक में आधे गैर-मौखिक संकेतों को समाप्त कर देती है। ईमेल, टेक्स्ट और त्वरित संदेश (आईएम) इसे पूरी तरह से हटा देते हैं। इसका मतलब यह है कि पाठ-आधारित संचार को आसानी से असभ्य या क्रूर माना जा सकता है। यह सब संचार टूटने, विश्वास की कमी और तनावपूर्ण रिश्तों को जन्म दे सकता है।

इन मुद्दों के समाधान के लिए, सुनिश्चित करें कि आप सभी डिजिटल संचार चैनलों पर एक भरोसेमंद, आत्मविश्वासी, मैत्रीपूर्ण और सहयोगी व्यक्तित्व पेश करें। आप प्रत्येक डिजिटल बातचीत में आभार व्यक्त करके और बढ़ाकर ऐसा कर सकते हैं, चाहे वह वीडियो कॉल हो, ईमेल हो या आईएम। सुनिश्चित करें कि आप डिजिटल मीटिंग में सभी प्रतिभागियों को सक्रिय रूप से सुनें और सभी को बोलने का मौका दें। खुलेपन और अपनेपन के वातावरण को बढ़ावा दें ताकि हर कोई चर्चा में भाग लेने में सहज महसूस करे।

क्या आप जानते हैं कि हार्वर्ड बिजनेस रिव्यू इमोजी का उपयोग करने की अनुशंसा की है लोग कैसा महसूस करते हैं, इसकी गहरी समझ हासिल करने, सहानुभूति और हास्य व्यक्त करने और संबंध बनाने के लिए पाठ और आईएम में? यह बदलाव इस बात का पर्याप्त सबूत है कि जब पेशेवर डिजिटल संचार की बात आती है तो हमारे भरोसेमंद संकेत तेजी से विकसित हुए हैं। तो इसका अनुसरण क्यों न करें?

अपने डिजिटल व्यक्तित्व में निवेश करें

और इमोजी भेजने की बात करें तो, संभावना है कि हममें से ज्यादातर लोग अपने पसंदीदा मित्रों और सहकर्मियों की डिजिटल संचार शैली को केवल इमोजी, टेक्स्ट संक्षिप्ताक्षरों और वाक्यांशों के कारण काफी गहराई से जानते हैं जिनका वे उपयोग करने की सबसे अधिक संभावना रखते हैं। ये सभी जटिल संचार विवरण आपके डिजिटल व्यक्तित्व की नींव बनाते हैं।

सीधे शब्दों में कहें तो एक डिजिटल व्यक्तित्व आपकी ऑनलाइन उपस्थिति है और आम तौर पर सोशल मीडिया वेबसाइटों, ईमेल खातों और लिंक्डइन जैसे पेशेवर नेटवर्किंग प्लेटफार्मों पर आपके सभी प्रोफाइलों से बनी होती है। यह आपके नाम, अनुभव, शिक्षा, प्रोफ़ाइल चित्र, प्रमाणपत्र और स्थिति अपडेट या ट्वीट का संयोजन है।

यह डिजिटल व्यक्तित्व आम तौर पर पहली चीज़ है जिसे सहकर्मी, संभावित ग्राहक और सहकर्मी वीडियो कॉल पर आने या आपसे व्यक्तिगत रूप से मिलने से पहले देखेंगे। यह सुनिश्चित करने के लिए अपने डिजिटल व्यक्तित्व का ऑडिट करना कि यह वही बताता है जो आप चाहते हैं, जो आपको पेशेवर, कॉलेजिएट और भरोसेमंद दिखाता है।

सभी डिजिटल संचार में सकारात्मक रहें

प्रभावी संचारक इस बात को ध्यान में रखते हैं कि अक्सर, टोनलिटी को टेक्स्ट कॉम्स से नहीं आंका जा सकता है। यदि आपको एक प्राप्त होता है ईमेल जो आपको परेशान करती है या आपको गलत तरीके से परेशान करता है, या कोई सहकर्मी या मित्र कुछ ऐसा संदेश भेजता है जो अच्छा नहीं लगता है, यह आवश्यक है कि आप सकारात्मक रहें और उस ऊर्जा को अनुग्रह के साथ स्थिति में प्रोजेक्ट करें। यदि कोई विकट या परेशान करने वाली स्थिति सामने आती है, तो सुनिश्चित करें कि आप शांत रहें और जवाब देने से पहले खुद को शांत रखें। आपको कभी भी तीखी ईमेल भेजकर या वीडियो चैट पर अपने सहकर्मी या मित्र के साथ बहस में पड़कर बिना सोचे-समझे प्रतिक्रिया नहीं देनी चाहिए।

यहाँ कुछ युक्तियाँ हैं। जब आप क्रोधित या निराश हों, गुस्से में हों तो आपको ईमेल का जवाब देने से बचना चाहिए। इसके बजाय, एक त्वरित ब्रेक और चाय या कॉफी के आरामदायक कप के लिए अपने डेस्क या वर्कस्टेशन से दूर चले जाएं, या अन्य कार्यों पर ध्यान केंद्रित करें जब तक कि आप शांत महसूस न करें और समझ, सहानुभूति, अनुग्रह और प्रशंसा के साथ जवाब देने के लिए पर्याप्त रूप से एकत्र न हो जाएं। किसी से असहमत होने पर, चाहे वह सहकर्मी हो या वीडियो चैट के माध्यम से प्रत्यक्ष रिपोर्ट करने वाला हो, सुनिश्चित करें कि आप समझाएं कि आप उनका दृष्टिकोण समझ रहे हैं। आपको उनके तर्क या बात के सकारात्मक पहलुओं को इंगित करना चाहिए और फिर शांत और संयमित रहते हुए शांति से अपना दृष्टिकोण व्यक्त करना चाहिए। याद रखें कि अन्य लोगों के दृष्टिकोण को प्रोत्साहित करके, आप एक सहयोगात्मक वातावरण तैयार करते हैं जहाँ हर कोई सुरक्षित और सम्मानित महसूस करता है।

संचार चैनलों के बारे में सावधान रहें

हम सब एक बैठक में बैठे और मन ही मन सोचा, “यह बहुत अच्छी तरह से एक ईमेल हो सकता था.ऐसे अवसरों पर, टीम के सदस्यों या ग्राहकों को ऐसा महसूस हो सकता है जैसे कि एक घंटे की अनावश्यक बैठक में उनका समय बर्बाद हो गया है।

जानकारी या प्रस्ताव संप्रेषित करने के लिए आपके द्वारा चुने गए संचार चैनल के बारे में विचारशील रहकर अपने हितधारकों के साथ ऐसी भावनाओं और मिश्रण से बचना महत्वपूर्ण है। क्या किसी ईमेल के लिए बहुत अधिक जानकारी है, या यह एक ऐसी चीज़ है जिस पर कार्रवाई के रूप में आगे बढ़ने से पहले विस्तार से चर्चा करने और इनपुट करने की आवश्यकता है? या यह एक त्वरित “हाँ” या “नहीं” पुष्टि है? किसी के कैलेंडर पर समय बुक करने, फ़ोन उठाने या ईमेल पर भेजने से पहले अनुरोध की लंबाई और जटिलता पर विचार करें।

कुछ उदाहरणों में, आईएम द्वारा एक त्वरित प्रश्न का उत्तर बहुत आसानी से दिया जा सकता है, जिससे व्यक्ति को देखने, प्रतिक्रिया तैयार करने और अपने समय में आपके पास वापस आने का समय मिलता है। दूसरी ओर, एक अत्यावश्यक उत्तर के लिए निश्चित रूप से एक फ़ोन कॉल की आवश्यकता होती है।

एक संचार कौशल सारांश

ऊपर, हमने डिजिटल संचार चैनलों के बारे में वह सब कुछ शामिल किया है जो आपको जानना आवश्यक है और यह भी कि कब एक दूसरे की तुलना में अधिक उपयुक्त हो सकता है। हमने यह भी साझा किया है कि जब डिजिटल संचार के माध्यम से कोई कष्टप्रद या उत्तेजित करने वाली बात सामने आती है तो आप कैसे शांत रह सकते हैं। इस जानकारी को ध्यान में रखते हुए, आपको अपने संचार कौशल को आसानी से सुधारने में सक्षम होना चाहिए, यह सुनिश्चित करते हुए कि आप अपने सहकर्मियों और ग्राहकों दोनों के लिए समान रूप से अधिक प्रभावी और सहानुभूतिपूर्ण संचारक हैं।